Dans la plupart des entreprises, l’information existe déjà : procédures, contrats, fiches techniques, comptes rendus, base de connaissances. Le problème, c’est de la retrouver. Un assistant IA connecté à vos documents permet de poser une question en langage courant et d’obtenir une réponse précise, avec le document d’origine.
Le principe en trois étapes
1. L’indexation. Les documents choisis (serveur de fichiers, SharePoint, base documentaire) sont découpés en passages et indexés de façon à pouvoir retrouver ceux qui parlent d’un sujet, même s’ils n’emploient pas les mêmes mots que la question. L’index est mis à jour automatiquement quand les documents changent.
2. La recherche. Quand un utilisateur pose une question, l’assistant retrouve les passages les plus pertinents, en ne cherchant que dans les documents auxquels cette personne a accès.
3. La réponse. Ces passages sont transmis au modèle d’IA, qui rédige une réponse claire en s’appuyant uniquement sur eux et en indiquant les sources. L’utilisateur peut ouvrir le document pour vérifier ou approfondir.
On parle souvent de « génération augmentée par la recherche » (RAG, en anglais) : l’IA ne répond pas de mémoire, elle répond à partir de vos documents.
Des usages concrets
- Support interne : « Quelle est la procédure pour une note de frais à l’étranger ? »
- Commercial : « Quelles sont les conditions de garantie de ce produit ? »
- Technique : « Quel couple de serrage pour cette pièce ? »
- Juridique : « Quels contrats prévoient une clause de révision de prix ? »
- Intégration des nouveaux arrivants : un point d’entrée unique vers toute la documentation.
Les conditions de réussite
Des documents à jour et bien rangés. L’assistant ne sera jamais meilleur que ses sources. Des versions contradictoires ou obsolètes produisent des réponses contradictoires. Un tri préalable est souvent la première étape du projet.
Les droits d’accès. L’assistant doit respecter les droits existants : un collaborateur ne doit jamais obtenir une réponse tirée d’un document qu’il ne pourrait pas ouvrir lui-même.
Des sources citées. C’est la meilleure protection contre les erreurs : chaque réponse renvoie au passage utilisé.
Un périmètre de départ limité. Mieux vaut démarrer sur un service et quelques centaines de documents bien choisis, mesurer la qualité des réponses, puis élargir.
IA locale ou cloud ?
Les documents de l’entreprise sont souvent confidentiels. Deux options :
- un assistant hébergé sur un serveur IA dans vos locaux : les documents et les questions ne sortent pas de l’entreprise ;
- une solution cloud choisie avec soin, lorsque les documents sont moins sensibles et que l’on veut démarrer vite.
Nous détaillons ce choix dans notre guide IA privée ou IA dans le cloud.
Les limites à connaître
- L’assistant ne sait que ce que contiennent les documents connectés.
- Les documents scannés de mauvaise qualité, les tableaux complexes ou les schémas sont moins bien exploités.
- Il faut suivre la qualité des réponses dans le temps et ajuster.
Notre accompagnement
Nous vous aidons à choisir les sources et le périmètre, mettons en place l’assistant et les droits d’accès, sur un serveur IA dans vos locaux ou dans le cloud, puis assurons le suivi. Découvrez notre offre assistant IA sur vos documents.
