Une bonne salle de visioconférence se reconnaît à une chose : on y lance une réunion en quelques secondes, et les participants à distance voient et entendent tout le monde comme s’ils étaient dans la pièce. Pour y parvenir, il faut faire trois choix dans le bon ordre.
1. Salle dédiée ou mode « apportez votre ordinateur » ?
C’est la première décision, car elle conditionne tout le reste.
La salle dédiée (Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet) dispose de son propre ordinateur, d’une tablette de contrôle sur la table et d’un compte de salle. On rejoint la réunion planifiée d’un clic, sans brancher quoi que ce soit. C’est idéal pour les salles très utilisées et pour les entreprises qui ont standardisé un outil.
Le mode BYOD (ou BYOM, « bring your own meeting ») : l’utilisateur branche son ordinateur avec un seul câble USB-C, ou se connecte sans fil, et son logiciel de visio habituel utilise la caméra, les micros et l’écran de la salle. C’est la solution la plus souple quand on reçoit des invitations Teams, Zoom et Meet selon les clients.
Beaucoup de salles combinent les deux : un système dédié pour les réunions internes et un câble ou un boîtier sans fil pour les invités. Nous avons par exemple équipé deux salles Teams Rooms chez Forankra avec barres Yealink, tablettes de contrôle et dongles de partage sans fil.
2. Choisir la captation : barre tout-en-un ou système séparé
Petites salles (2 à 6 personnes)
Une barre de visioconférence tout-en-un (caméra grand angle, micros et haut-parleur) fixée sous ou sur l’écran suffit. Elle se cadre automatiquement sur les participants. C’est la solution la plus simple et la plus économique.
Salles moyennes (6 à 12 personnes)
On choisit une barre plus puissante, avec une portée de micros adaptée à la longueur de la table, et souvent un micro d’extension posé au milieu de la table. Les caméras à suivi de l’orateur deviennent intéressantes à partir de cette taille.
Grandes salles et salles de conseil
Au-delà de 12 personnes, une barre unique ne suffit plus. On sépare les fonctions : caméra PTZ (motorisée, zoom optique), micros de plafond ou de table et haut-parleurs répartis, pilotés par un processeur audio qui supprime l’écho. C’est la configuration que nous avons mise en place dans la salle de visioconférence de la CNR, avec écran interactif 86 pouces, caméra PTZ et barre audio Nureva.
3. L’affichage et le partage d’écran
- Un ou deux écrans ? Deux écrans permettent d’afficher en grand les participants distants et le contenu partagé. Pour dimensionner, lisez notre guide sur la taille d’écran d’une salle de réunion.
- Écran simple ou interactif ? Un écran tactile ajoute le tableau blanc numérique partagé avec les participants à distance, utile pour les ateliers.
- Partage sans fil. Un bouton ou une application pour projeter son écran sans câble fait gagner un temps précieux en début de réunion. Voir notre article sur le partage d’écran sans fil.
Les détails qui font la différence
- L’acoustique. Une salle vitrée et vide résonne : les participants à distance entendent un son métallique. Des panneaux acoustiques ou un tapis améliorent nettement l’intelligibilité.
- L’éclairage. Une fenêtre derrière les participants les transforme en silhouettes. On place la caméra dos à la lumière ou on équipe les vitres de stores.
- Le câblage. Une goulotte propre, une trappe de table avec prises et un câble USB-C unique rendent la salle utilisable par tous.
- La simplicité. La meilleure salle est celle que chacun utilise sans appeler le support. Un mode d’emploi d’une page posé sur la table aide beaucoup.
Et après l’installation ?
Les barres de visio et les systèmes Teams Rooms reçoivent régulièrement des mises à jour. Un suivi à distance et des visites préventives évitent la panne le lundi matin. C’est le rôle de notre offre RUN de maintenance.
Pour composer votre salle, essayez notre configurateur de salle ou découvrez nos solutions de salles de réunion et visioconférence.
Le matériel est aussi disponible en boutique : barres de visioconférence, kits de salle, caméras et audio de conférence.
